平成27年10月からマイナンバー制度がスタートし、平成28年1月からは、社会保障、税、災害対策の行政手続きでマイナンバーが必要となりました。
そんな中、事業者は、マイナンバー法で定められた事務等のうち、税と社会保険の手続きでマイナンバーを利用することになります。
では、事業者が従業員のマイナンバーを利用する際に、総務、人事、経理など事業者の実務担当者が注意すべき点は何でしょうか？
1.事業者のマイナンバーの取得・利用・提供
マイナンバー制度の導入によって、具体的には事業者が税務署や市区町村に提出する源泉徴収票や給与支払報告書、年金事務所、ハローワークなどへの社会保険関係の手続き書類に従業員のマイナンバーの記載が必要になりました。
そのため、従業員やその扶養家族からマイナンバーを取得し、源泉徴収票や社会保険被保険者取得届などの書類にマイナンバーを記載し、各行政機関へ提出するというのが、事業者の行うマイナンバー制度実務の基本的な流れです。ちなみに、マイナンバーを記載した書類が最終的に提出される先は必ず行政機関です。それ以外の場合にマイナンバーを利用・提供することはできません。
事業者は税や社会保険の手続きに使用する場合のみマイナンバーの取得が可能となり、マイナンバーの取得手続きには、利用目的の明示と厳格な本人確認が必要とされています。
では具体的には事業者の実務担当者のマイナンバー取得手続きはどう行えばよいのでしょうか？
2.マイナンバーの取得手続き～利用目的の明示
マイナンバーを従業員から取得する際は、「源泉徴収票・給与支払報告書にマイナンバーを記載して提出します」など、個人情報保護法第18条に基づき、利用目的を特定し、本人に通知または公表する必要があります。法律で限定的に明記された場合以外で、提供を求めたり、利用したりすることはできません。そのため、仮に本人の同意があったとしても、法律で認められる場合以外でマイナンバーの提供や利用はできないことになっています。
実務においては、源泉徴収や社会保険、雇用保険など複数の目的で利用する場面がありますが、マイナンバーの利用目的の明示については、複数の利用目的を包括的に明示することも可能です。
ちなみに、利用目的を後から追加するのであれば、改めて従業員の同意を得る必要があるため、発生が予想される事務であればあらかじめ利用目的に加えておくべきでしょう。
なお、従業員へ利用目的を通知する方法としては、社内LANや就業規則による特定・通知、利用目的通知書の配布、社内掲示板への掲示などの方法があります。あくまで通知すればよいため、利用目的について従業員の同意を得る必要はありません。
現実的には、利用目的に同意が得られないのに、マイナンバーの提供をしてくれる人はいないでしょうが。。。
3.マイナンバーの取得手続き～本人確認
事業者がマイナンバーを取得する際は、厳格な本人確認を行うこととされています。
事業者の実務担当者はマイナンバーの本人確認において、「正しい番号であることの確認（番号確認）」と合わせて、「手続きを行っている者が番号の正しい持ち主であることの確認（身元確認）」を行うことになります。番号のみでの本人確認では他人のなりすましのおそれもあることから認められていません。他人のなりすまし防止のため必ず番号確認と身元確認が必要で、2つを合わせたものが本人確認です。
さて、本人確認は従業員などから確認に必要な書類を提示してもらい行うことになります。
必要書類として、個人番号カードや通知カードなどの番号確認のためにマイナンバーが記載されている書類と、個人番号カードや免許証等の写真付きの証明書など、身元確認のために本人実存を確認する書類があります。
扶養控除等申告書、個人番号報告書などのマイナンバー提出書類と、上記の番号確認のための書類と、身元確認のための書類を確認することで、本人確認がなされたことになります。個人番号カードは唯一1枚で本人確認が行える書類といえます。
尚、従業員の扶養家族のマイナンバー取得の場合はどうすればよいかというと、法律上基本的に従業員が扶養家族の本人確認を行う義務を負っています。つまり事業者の実務担当者は、扶養家族分のマイナンバーを従業員から取得するだけでよいということになります。
4.まとめ
これまで述べてきたように、事業者の実務担当者は、社会保険や税の書類作成のために、従業員などからマイナンバーを取得する必要があります。
マイナンバー取得時には、従業員に対して、「社会保険や税に関する書類作成のためにマイナンバーを記載することは義務である」ことを周知します。しかし、マイナンバー制度への理解度が低い導入当初は、マイナンバーへの提供を求めても拒まれるようなケースもあります。
従業員がマイナンバーを提供しなかったとしても、従業員などに対する罰則はありません。また、事業者がマイナンバーの提供を受けられなかったとしても、事業者に対する罰則もありません。
そのため、マイナンバーの記載がなくとも行政機関が書類を受理しないということはありません。
マイナンバーの提供を拒まれた場合は、書類提出先の行政機関の指示に従うことになりますので、事業者の実務担当者のみなさんは、提供を求めた経過や、提供を拒まれた理由等を記録・保存し、単なる義務違反ではないことを明らかにしておかれることをお勧めします。