従業員の採用に伴い必要な手続きと注意すべきこと

2019.02.19

従業員を採用するときには、従業員に対する手続き、年金事務所への手続き、ハローワークへの手続きなど様々な手続きを行う必要があります。そして、従業員の人数が増えてきたら、労働基準法に基づき発生する義務についても気を付けなければいけません。

いずれも忘れてしまうと後々トラブルになる可能性がある重要なことですので、詳しく説明していきたいと思います。
また、採用後のことだけでなく、従業員を雇おうとする前に確認していただきたい事項についてもご説明します。

1.採用する前に確認したいこと

まずは、これから従業員を採用しようと検討されている方に知っておいていただきたい2つのことを説明します。

1つ目は、労働保険の加入義務です。農林水産の一部の事業を除き、1人でも従業員を雇用する場合には、労働保険（雇用保険・労災保険）に加入する必要があります。これらの保険に加入していないと、ペナルティが課されたり、助成金が受けられなかったりする場合があります。
加入手続きとしては、雇用保険は「雇用保険適用事業所設置届」を所轄のハローワークに、労災保険は「労働保険保険関係成立届」と「労働保険概算保険料申告書」を所轄の労働基準監督署に提出します。

2つ目は、ハローワークへの求人申込みです。
採用活動をするにあたり、求人サイトや自社のホームページに求人情報を掲載するなどの方法がありますが、採用が成功するのか分からないのに掲載料を支払うことを不安に感じたり、自社のホームページを作成していなかったりする方もいらっしゃると思います。

そこでご紹介したいのが、無料のハローワークの求人を利用することです。初めて求人を出す場合には事業所登録が必要なので、まずは「事業所登録シート」を記入します。そして、求人の条件等を「求人申込書」に記入し、これらの書類を窓口で提出しましょう。
受理された後、求人票が公開されます。中高年者や障がい者などの就職困難者を雇い入れると、助成金がもらえることがありますので、申込みをする前に窓口で相談してみることをおすすめします。

2.採用決定後必要な手続き

次に、実際に従業員の採用が決定した後に必要な手続きについて説明します。
従業員を採用するときは、従業員に、①労働契約の期間に関する事項、②就業の場所、従事する業務の内容、③始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交替制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項、④賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締め切り・支払いの時期・昇給に関する事項、⑤退職に関する事項を明示しなければなりません。
この5つを絶対的明示事項といい、昇給に関する事項を除いて、書面の交付により明示する必要があります。明示は、会社から「労働条件通知書」を渡すことで足りるとされていますが、これは、絶対的明示事項が十分に記載された「雇用契約書」でも代えることができます。

会社・従業員の双方が労働条件に合意したことを残してトラブルを防ぐために、一方的に交付する労働条件通知書ではなく、雇用契約書を作成し、署名・捺印した上で、双方で保管することをおすすめします。また、労働者名簿を作成する義務があるので、入社が決定した時点で作成しましょう。

そして、各種手続きを行うために必要な書類として、採用者には、履歴書、マイナンバーカード等本人及び被扶養者のマイナンバーが分かる書類、本人及び被扶養配偶者の年金手帳、中途採用の場合は源泉徴収票と雇用保険被保険者証を提出してもらいます。そのほかにも、万が一、会社に損害を与えた際に、本人以外にも請求することができる身元保証書についても取得しておきましょう。

雇用保険や社会保険の適用対象者を採用した場合は、各保険の加入手続きをする必要があります。雇用保険の被保険者となるのは、週所定労働時間が20時間以上であり、31日以上の雇用見込みがある場合です。
手続きとしては、入社日の属する月の翌月10日までに、「雇用保険被保険者資格取得届」を所轄のハローワークに提出します。社会保険の被保険者となるのは、法人事業所または常時従業員が5人以上の個人事業所で、常時使用される場合です。
70歳以上であれば、原則として、健康保険のみの加入となります。手続きとしては、入社日から5日以内に「健康保険・厚生年金保険被保険者資格取得届」を所轄の年金事務所に提出します。また、配偶者や子供を被扶養者とする場合には「健康保険被扶養者届」、配偶者を第3号被保険者とする場合には「国民年金第3号被保険者関係届」も一緒に提出します。

雇用保険・社会保険の手続きが完了したら、会社に交付される雇用保険被保険者証、雇用保険被保険者資格取得等確認通知書（被保険者通知用）、健康保険被保険者証を従業員に渡しましょう。

3.従業員が増えてきたら気を付けること

従業員の人数が増えてきたら気を付けなければならないことがあります。それは、就業規則の作成・届出義務です。この義務があるのは、常時10人以上の従業員がいる事業所です。従業員には、パートタイマーやアルバイトも含みます。10人未満の事業所であったとしても、作成することは自由です。
就業規則には、必ず記載しなければならない「絶対的必要記載事項」、該当する場合に記載しなければならない「相対的必要記載事項」、記載してもしなくてもよい「任意的記載事項」があります。

例えば、退職金制度に関して規定したい場合は、相対的必要記載事項として記載します。就業規則は各会社のルールですので、会社の実態に合った内容のものを作成しないと、後々トラブルになります。
自分で作成するのは難しそうだと思われる方もいらっしゃるかもしれませんが、そのような場合でも、インターネットにあるテンプレートを使うのではなく、必ず社会保険労務士などの専門家に依頼しましょう。

作成したら、従業員の過半数が代表と認めた者の意見を聴く必要があります。同意してもらう必要はありませんが、意見を聴き、意見書を作成・自署してもらわなければなりません。そして、就業規則に意見書と就業規則届を添付して、所轄の労働基準監督署に届け出ます。
この際、これらの書類は2部ずつ作成し、1部は提出、1部は会社の控えとして受付印をもらいます。届け出た就業規則については、配布・掲示などによって周知する義務があります。